Tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương được coi là một cột mốc đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp với những hy vọng mới gặt hái được nhiều thành công hơn. Thông qua buổi tổ chức sự kiện khai trương khánh thành mà doanh nghiệp còn quảng bá thương hiệu đến với đối tác và khách khách hàng của mình.

DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG TRỌN GÓI A - Z 

1. Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khai trương: 

 

Sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng, spa, …là hoạt động đánh dấu thời điểm bắt đầu đi vào hoạt động của một cơ sở mới của doanh nghiệp. Lễ khai trương thể hiện một sự khởi đầu nhiều thành công và may mắn.

Bên cạnh đó, lễ khai trương cửa hàng còn đóng vai trò như một hoạt động truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp. Qua đó, giới thiệu hình ảnh công ty cũng như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng mục tiêu và công chúng.

2. Quy trình tổ chức sự kiện khai trương: 

 

 

Bước 1: Xác định các yếu tố cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương ( preparing for Grand Opening)

 

- Mục đích tổ chức: Để có được một buổi lễ khai trương thành công và ý nghĩa, chủ doanh nghiệp cần xác định được mục đích tổ chức của buổi lễ hôm đó. Thông thường mục đích của một buổi lễ khai trương sẽ mang thông điệp quảng bá tới mọi người, do đó chủ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và chuẩn bị kỹ để sự kiện diễn ra tốt đẹp, để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời tham dự.

- Chọn ngày khai trương: Khi tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng, bạn nên chọn ngày khai trương sao cho phù hợp. Bạn có thể tham khảo thông tin ngày giờ tốt trong năm trên các trang tử vi hoặc bạn có thể nhờ các chuyên gia về phong thủy lựa chọn ngày giờ thích hợp với cung mệnh của mình. Việc lựa chọn được ngày giờ khai trương phù hợp với cung mệnh chủ văn phòng, sẽ đem đến một năm kinh doanh may mắn, phát triển.

- Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương: Việc chọn lựa và khảo sát trước địa điểm tổ chức khai trương là vô cùng quan trọng. Việc này ảnh hưởng tới quy mô, chất lượng của sự kiện ngày hôm đó. Địa điểm cần phải tổ chức khảo sát và đo đạc, có được thông tin chính xác mới có thể lên phương án một cách chuyên nghiệp, tránh những rủi ro trong quá trình thực hiện. 

- Danh sách khách mời: Xác định được khách hàng mục tiêu để có thể lên kế hoạch đón tiếp phù hợp trong chương trình. Thường những sự kiện nhỏ sẽ không cần quá cầu kì trong khu vực đón tiếp khách mời. Tuy nhiên với những sự kiện lớn và tầm cỡ, khách mời cũng sẽ chiếm một phần quan trọng để lên phương án đón tiếp và tổ chức: khu vực khách VIP, bố trí ghế ngồi đại biểu,…

- Dự trù kinh phí tổ chức: Doanh nghiệp cần lên dự trù kinh phí tổ chức cho sự kiện lần này thì mới có thể lên được những hạng mục chi tiết để tiến hành tổ chức và lắp đặt thiết bị bởi việc tăng giảm chi phí dù nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng tới chất lượng của sự kiện đó.

- Quản lý rủi ro trong sự kiện: Từ những sự kiện lớn hay nhỏ đều chứa đựng rủi ro trong đó. Rủi ro trong sự kiện có thể tính đến các yếu tố: con người, thời tiết, thiết bị, chi phí…Vì vậy tính toán được hết tất cả các rủi ro sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dự trù được các biện pháp khắc phục để sự kiện có thể diễn ra một cách liên tục và suôn sẻ.

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề, concept cho sự kiện khai trương
 

Ý tưởng của buổi lễ khai trương là một yếu tố không thể thiếu. Cần phải hình dung ra được chủ đề của buổi lễ là gì, từ đó sẽ có được những ý tưởng và hạng mục cần thiết để chuẩn bị cho chương trình. Chủ đề càng rõ ràng và độ đáo sẽ càng gây được sự chú ý và ấn tượng đối với khách mời, bên cạnh đó doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp của mình một cách khéo léo, hiệu quả.

Từ đó, tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù sáng tạo thì chủ đề và concept của sự kiện vẫn phải bám sát và phù hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu.

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

 

*Setup trước ngày diễn ra khai trương

Ở bất cứ sự kiện nào, thì phần đầu tiên trước khi diễn ra tất cả các sự kiện điều quan trong trọng trước tiên thiết lập danh sách những hạng mục cần chuẩn bị trước thời gian diễn ra lễ khai trương, bao gồm:

- Trang trí lễ khai trương: có thể là hoa tươi, hoa giấy, bong bóng, cổng chào, băng rôn, banner…

- Sân khấu lễ khai trương: sàn sân khấu, thảm trải sàn sân khấu, khung treo backdrop có thể dùng màn led thay backdrop vì có nhiều công dụng, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu…

- Các khu vực quanh sân khấu: Hàng rào bảo vệ, rào inox làn đường dành cho VIP lên sân khấu phát biểu

- Khu vực dưới sân khấu: Ghế ngồi cho khách tham dự, bàn đại biểu cho khách mời…

- Nơi tiếp đón khách tham dự: Bàn lễ tân, bàn tiệc tea-break…

- Thiết bị, đồ dùng lưu động trong lễ khai trương: Quạt công nghiệp công suất lớn, máy phát điện dự phòng, thiết bị tránh mưa, nắng cho quan khách.

- Pháo điện, pháo hoa giấy, đồ uống, tiệc tea-break có thể mời quan khách dùng sau khi xong buổi lễ.

* Lắp đặt và trang trí xung quanh khu vực diễn ra sự kiện khai trương

- Banner treo dọc lối đi vào nơi diễn ra sự kiện và treo xung quanh địa điểm diễn ra lễ khai trương;

- Băng rôn đón khách được treo chính giữa cổng chính ra vào, nơi sự kiện được tổ chức;

- Dựng cột inox xích gắn kết thành hàng rào, tạo đường đi cho quan khách tham dự nơi diễn ra sự kiện

- Tạo cổng chào, có thể lắp nhà bạt trước cửa chính nơi đón quan khách.

Bước 4: Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện khai trương

 

Thông thường, đối với các sự kiện khai trương, doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ của các agency tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, nguồn lực cũng như hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, với những cửa hàng muốn tổ chức đơn giản thì vẫn có thể chủ động lên kế hoạch và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Nếu chọn các đơn vị tổ chức sự kiện, ở bước này, họ sẽ thay bạn làm việc với các nhà cung cấp.

Bước 5: Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện khai trương

Dựa trên kế hoạch tổng thể, nhà tổ chức bắt đầu viết kịch bản cho buổi lễ khai trương cửa hàng. Kịch bản thường bao gồm các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, bài phát biểu, giới thiệu và hoạt động trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

* Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương đường dây:

Là loại kịch bản đơn giản dành cho người bao quát và tổ chức sự kiện có thể nắm được toàn bộ chương trình cũng như giám sát được thời gian và các hạng mục trong khi diễn ra sự kiện đó.  

Kịch bản đường dây sẽ bao gồm:

Thời lượng diễn ra chương trình

Số lượng và trình tự diễn ra các tiết mục tại chương trình

* Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp
 

1. Đón khách

Thời gian: 15 phút

- Chi tiết nội dung: Thông báo về thời gian tổ chức chương trình và và check in khách đến tham dự.

- Yêu cầu: Đội PG hay những bảng biểu hướng dẫn tham dự cần được đặt ở những nơi dễ nhìn để khách mời có thể dễ dàng quan sát được.

2. Ổn định vị trí chỗ ngồi:

- Thời gian: 15 – 30 phút

- Chi tiết nội dung: Thông báo khách ổn định chỗ ngồi (nhắc lại 2 – 3 lần)

3. MC giới thiệu và tiết mục văn nghệ

- Thời gian diễn ra: Trong khoảng 10 phút

- Nội dung chương trình: MC giới thiệu tên các tiết mục nghệ thuật, giải trí

- Yêu cầu: Các tiết mục biểu diễn đầu tiên nhằm thu hút sự chú ý và tạo nên bầu không khí náo mở màn sự kiện

4. Video Clip giới thiệu về cửa hàng/ doanh nghiệp

- Thời gian chạy video: Trong khoảng 5 phút

Nội dung video: Tổng quan về doanh nghiệp, tiểu sử thành lập, sản phẩm, lợi ích, những ưu đãi…

5. Khai mạc buổi lễ khai trương

- Thời gian: Tối đa 15 phút

- Nội dung: Giới thiệu đại biểu, các vị khách mời…

- Yêu cầu: Đây là phần thủ tục bắt buộc ở trong sự kiện tuy nhiên để tránh gây nhàm chán cần ngắn gọn và đầy đủ nhất.

6. Tiến hành cắt băng khánh thành

- Thời gian diễn ra: 3 – 5 phút

- Nội dung: Cắt băng khai trương và múa lân

7. Các tiết mục diễn ra sau đó

- Tiết mục văn nghệ:

   + Thời gian: 5 phút

   + Nội dung chi tiết: Thêm một tiết mục biểu diễn

- Mini game

   + Thời gian: 10 phút

   + Nội dung chi tiết: Giúp khách mời có nhiều hoạt động và tương tác với sự kiện

   + Yêu cầu: MC cần mời gọi được những người tham dự và khấu động tạo ra không khí vui vẻ để khách mời nhiệt tình tham gia các trò chơi.

- Bốc thăm trúng thưởng

   + Thời gian: 15 phút

   + Nội dung chi tiết: Công bố và trao quà cho khách mời may mắn tham gia sự kiện

   + Yêu cầu: MC tạo không khí hồi hộp, hưng phấn khi công bố người may mắn đoạt giải.

8. Kết thúc buổi lễ khai trương:

- Thời gian khoảng: 5 phút

- Nội dung: Bế mạc chương trình, mời khách tham quan


Bước 6: Truyền thông, quảng bá cho buổi lễ khai trương

Marketing là hoạt động cần thiết để truyền thông cho sự kiện, giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông nên tổ chức trước buổi lễ kiện khai trương và sau buổi lễ khai trương trên cả kênh online và offline.

Bước 7: Chuẩn bị quà tặng, ưu đãi sự kiện cho khách tham dự

Những phần quà tặng hay ưu đãi sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời tham dự. Đặc biệt, đây cũng là cơ hội tuyệt vời để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm ngay sau sự kiện.

Bước 8: Tổng kết, đánh giá sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, cần tổng hợp các thông tin sau sự kiện. Đồng thời, dựa trên các mục tiêu đã thiết lập để so sánh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả của sự kiện.

3. Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 

Các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ hiện nay đều rất chú trọng vào việc chuẩn bị sự kiện khai trương cho cửa hàng, nhãn hiệu của mình làm sao để hiệu quả và gây được tiếng vang, để lại những dấu ấn tốt đẹp với khách hàng của họ. Vì vậy việc lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp sẽ đảm bảo cho công tác này diễn ra thành công.

Một buổi lễ khai trương cửa hàng hoành tráng và ấn tượng không những mang đến hiệu ứng truyền thông cực kỳ tốt mà còn giúp tăng doanh thu cho cửa hàng ngay trong ngày đầu đi vào hoạt động. Do đó, cần được chuẩn bị kỹ càng và chu đáo để hạn chế những rủi ro. 

Tuy nhiên, các yếu tố như thời tiết, quản lý khách mời, nghệ sỹ, … đôi khi vẫn có những rủi ro không thể lường trước.Vì vậy, nên chuẩn bị các phương án phòng ngừa rủi ro và xử lý nhanh ngay khi có sự cố xảy ra. Điều này các công ty tổ chức sự kiện thường có kinh nghiệm phản ứng tốt hơn. Đó cũng là một trong những lý do nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn các agency sự kiện để tổ chức.

Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương của Team Marketing 365 Ngày với đội ngũ nhân lực trẻ tuổi, nhạy bén và đầy óc sáng tạo sẽ giúp cho sự kiện khai trương của công ty bạn thật ấn tượng, gây được tiếng vang, để lại những dấu ấn tốt đẹp với khách hàng. 

 
HOTLINE: 078.777.4949
 

Bình luận (0)

Gửi bình luận của bạn

Captcha

HOTLINE


078.677.4949

078.777.4949

Facebook

Hỗ trợ trực tuyến

  • Support 365k.vn

    Support 365k.vn

    078.777.4949

THỐNG KÊ LƯỢT XEM

Tổng truy cập: 91,437

Đang online: 4

1
Bạn cần hỗ trợ?
DMCA.com Protection Status Scroll